Con carácter general, se considera deducibles las cuotas soportadas de IVA en la medida en que los bienes y servicios adquiridos se utilicen por el sujeto pasivo en la realización de operaciones sujetas y no exentas.
Para ejercitar el derecho a la deducción es imprescindible estar en posesión del documento justificativo, que consiste en la factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio.
Con el objeto de determinar las bases o las cuotas tributarias, los gastos necesarios para la obtención de los ingresos, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse mediante «factura completa«, que debe reunir los siguientes requisitos: se exige que toda factura esté numerada, que figure en ella el nombre y apellidos o denominación social del expedidor del documento y del destinatario, la descripción de la operación y su contraprestación total, así como el lugar y fecha de emisión.
Aparte de los requisitos contables y los relativos a las facturas, el carácter deducible de un gasto viene determinado por la efectiva realización del servicio o actividad que motiva el pago, requisito indispensable para poder afirmar que los bienes o servicios adquiridos se utilizan en el desarrollo de operaciones sujetas al IVA y no exentas.
En este sentido, recae sobre el contribuyente la carga de probar el carácter deducible de los gastos declarados. Cada parte tiene que probar las circunstancias que le favorecen, esto es, la Administración la realización del hecho imponible y de los elementos de la cuantificación obligatoria, y el obligado tributario las circunstancias determinantes de los supuestos de no sujeción, exenciones y bonificaciones o beneficios fiscales, etc.
En consecuencia, para la deducción de un gasto no es suficiente la expedición de factura completa y la contabilización del gasto, sino que es preciso además que el contribuyente demuestre la correlación entre el gasto y los ingresos, es decir, la vinculación del gasto con el desarrollo de la actividad económica que genera el rendimiento sujeto al impuesto. Por tanto, la exigencia de factura es necesaria, pero insuficiente por sí sola para acreditar el carácter deducible de los gastos.
Por ejemplo, en la Sentencia del Tribunal Superior de Madrid de fecha 15 de enero de 2013 no se admitieron el carácter deducible de los siguientes gastos controvertidos:
a) Rrespecto de los gastos que se corresponden con facturas a nombre de Dª Rosa , hermana de la declarante, es evidente que no pueden ser deducibles por tratarse de gastos facturados a otra persona. Para poder deducir esos gastos la declarante debió cambiar la titularidad de los oportunos contratos a fin de que las facturas se expidieran a su nombre, pero al no haberlo hecho, sin acreditar imposibilidad alguna, no puede beneficiarse de la deducción.
b) Además, en las diversas facturas aportadas por la declarante figuran diferentes inmuebles ubicados en el edificio de la Plaza de las Salesas nº 3 de Madrid (bajo izquierda, segundo derecha, tercero izquierda), lo que implica que todos esos gastos no pueden estar vinculados con el despacho en el que ejerce la abogacía, de modo que no han sido realizados en el desarrollo de la actividad profesional.
c) Por las razones expuestas no puede aceptarse la deducción de los gastos relativos a suministros y servicios del despacho que no se encuentran facturados a nombre de la declarante y que, además, no se demuestra que correspondan al despacho en el que se ejerce la actividad, gastos que están relacionados en el expediente administrativo.
d) Tampoco puede admitirse el gasto de Iberonet, al no acompañarse factura que justifique el pago, ni el abono transporte de una persona respecto de la cual no se justifica su condición de empleado del despacho.
e) El rechazo de los gastos que se tratan de justificar con simples tickets viene determinado porque dichos tickets no demuestran el carácter deducible de los gastos cuando no se aporta además una prueba concluyente de que esos gastos han sido realizados en el ejercicio de la actividad profesional.
f) Por otro lado, las facturas de Registros y Notarías que se cuestionan no están expedidas a nombre de la declarante y no se demuestra su relación con operaciones concretas realizadas en el ejercicio de la actividad de abogado.
g) Tampoco podemos admitir los gastos de gasolina, hotel, billetes de avión y tren, autopistas y comidas, no sólo porque muchos de ellos se justifican también por simples tickets, sino porque no se justifica en absoluto la necesidad de realizar esos gastos para el desarrollo de la actividad profesional, no bastando a tal efecto la mera alegación de tener clientes fuera de Madrid y ser necesario por ello realizar viajes.
En este sentido, la exigencia de probar la vinculación de cada gasto con la actividad no puede ser suplida con la afirmación genérica de realizar desplazamientos por la geografía española o llevar a cabo reuniones con clientes, pues ello supondría admitir el carácter deducible de todos los gastos declarados sin necesidad de demostrar las circunstancias profesionales que exigen su realización en cada caso, lo que no es admisible ya que implicaría dejar a la voluntad del contribuyente la cuantificación de la base imponible del impuesto.
H) La declarante aduce que son razonables los gastos cuya deducción pretende, pero la indudable existencia de gastos en el desarrolo de cualquier actividad no exime de la carga de probar el carácter deducible de cada uno de los gastos, para lo que es necesario justificar el gasto con factura expedida a nombre de la contribuyente y demostrar la vinculación del gasto con el ejercicio de la actividad, exigencias probatorias que no pueden ser suplidas con simples presunciones ni con afirmaciones genéricas que pretenden dar cobertura a gastos muy diversos.