El acta notarial de la junta general de una sociedad de capital tiene en principio (cuando sea solicitada voluntariamente por los administradores) la misma finalidad probatoria que un acta ordinaria, pero con el valor añadido de que, al ser un instrumento público, quedan bajo la fe del notario los hechos consignados en la misma.
Pero el legislador, en determinados casos y precisamente por la garantía que comporta la intervención notarial, impone la obligación de acudir a esa forma de documentación. Así ocurre en el artículo 203.1 de la Ley de Sociedades de Capital, que obliga a los administradores para requerir la presencia de notario siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada.
Según este precepto legal, en este caso los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial. Sin duda, mediante este condicionamiento de la eficacia de los acuerdos a su constancia en acta notarial se pretende dotar a la minoría de una mayor protección.
En el caso resuelto por la Dirección General de los Registros y del Notariado de fecha 28 de junio de 2013, se afirma que no puede acogerse el criterio del recurrente cuando alega que la anotación preventiva practicada no produce efecto por haber transcurrido más de tres meses desde su fecha conforme al artículo 104.3 del Reglamento del Registro Mercantil.
Es cierto que para la sociedades anónimas, antes de la entrada en vigor del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, se establecía un régimen diferente al dispuesto para las sociedades de responsabilidad limitada, pues el artículo 114 de la Ley de Sociedades Anónimas, en los mismos supuestos, no condicionaba la eficacia de los acuerdos de la junta general a su constancia en acta notarial y el artículo 104.3 del Reglamento del Registro Mercantil establecía un modo de cierre registral en favor de la documentación de los acuerdos en el acta notarial de la junta que tenía una vigencia temporal limitada, pues ordenaba que la anotación preventiva había de cancelarse bien cuando se acreditara debidamente la intervención de notario en la junta, sin más, bien cuando hubiera caducado por transcurso de los tres meses de su fecha.
En cambio, para las sociedades de responsabilidad limitada el artículo 55.1 de su Ley reguladora ya condicionó la eficacia de los acuerdos a su constancia en acta notarial y, consecuencia de ese distinto régimen legal era el también distinto tratamiento del Reglamento del Registro Mercantil. Así, el artículo 194 particulariza el régimen cuando se trata de sociedades de responsabilidad limitada, y opta por otro tipo de asiento (la nota marginal, más propia que la anotación preventiva cuando como en este caso se trata de un asiento que más que impedir la entrada en juego del principio de fe pública registral tiene efectos internos de cierre registral), no contempla su cancelación y, lo que es más importante, impone el acta notarial como presupuesto necesario en todo caso para la inscripción del título o documento en que se formalicen los acuerdos y para el depósito de cuentas anuales.