Una empresa había reclamado contra las liquidaciones emitidas por Hacienda en concepto de impuesto de sociedades solicitando su nulidad por falta de legitimación del representante con el que se llevaron a cabo las actuaciones inspectoras y quien suscribió el acta de conformidad, ya que los documentos en que constaba la representación eran documentos privados sin membrete ni legitimación de firmas y tampoco otorgado ante funcionario de la Administración.
El art. 43.2 de la Ley General Tributaria señala los requisitos que debe cumplir el documento para acreditar debidamente la representación: que sea un documento público, un documento privado legitimado por notario o por comparecencia ante el órgano administrativo competente.
Sin embargo, el Tribunal Supremo, en su Sentencia de fecha 24 de septiembre de 2012, ha declarado la validez del documento privado para acreditar la representación de la empresa ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Los razonamientos fueron los siguientes:
a) La sentencia, para justificar la validez de la representación otorgada en documento privado afirma que «consta un escrito suscrito por el apoderado de la empresa que autoriza a la persona que efectivamente intervino en las actuaciones para que en relación al Impuesto sobre sociedades, entre otros pueda firmar «cuantas diligencias y actas extienda la Inspección».
b) Aparece cumplido el requisito de suficiencia de la representación.Y en cuanto a la forma, si bien no es documento público notarial, privado con firma legitimada por notario, ni fue otorgado ante funcionario, el Tribunal Supremo mantiene el criterio de atribuir eficacia representativa al documento privado sin más.
c) Se reitera la exigencia de una representación expresa para la firma de las actas de conformidad, sin que pueda presumirse que tal representación existe. Ahora bien, una cosa es la afirmación anterior sobre que sea necesaria una representación expresa para la firma de las actas de inspección y otra bien distinta es que tal representación deba necesariamente contenerse en documento público o bien en documento privado con firma legitimada notarialmente. Esta exigencia no fue establecida por el Tribunal Supremo, por lo que ha de partirse de la validez de la representación otorgada mediante documento privado a que se refería el art. 27.3.c) del Reglamento General de Inspección en el que el designado acepta la representación y además responde de la autenticidad de la firma otorgada.
d) Además, se entiende acreditada la representación cuando resulte concluyente de los propios actos o de la conducta observada por el obligado tributario, no debiéndose tampoco desconocer que la Ley 24/2001, de 28 de diciembre, admite los documentos normalizados de representación que apruebe la Administración Tributaria o mediante declaración en comparecencia personal del interesado ante el órgano administrativo competente, criterio que se mantiene en el art. 46 de la vigente Ley General Tributaria.